Briefversand auslagern: Neues Feature beschleunigt die Postbearbeitung

Ob Rechnungen, Einladungen oder termingebundene Schreiben – in der geschäftlichen Kommunikation sind viele Briefe zeitkritisch. Deshalb ist es wichtig, bei der Produktion der Ausgangspost keine wertvolle Zeit zu verlieren. Das gilt umso mehr, weil seit Jahresbeginn 2025 längere Postlaufzeiten gelten. Laut Postmodernisierungsgesetz kann es jetzt einen Tag länger als bisher dauern, bis ein Brief seinen Empfänger erreicht. 

Neues Deckblatt spart zeitintensiven Arbeitsschritt

Im Rahmen unserer Services Output-Management und transACTmail (s. Infobox) können Unternehmen und andere Organisationen den Druck ihrer Ausgangspost an uns abgeben. Damit sparen sie nicht nur Aufwände und Materialkosten. Dank eines neuen Features – der automatisierten Erstellung individueller Deckblätter – geht die Briefproduktion nun noch schneller.

Briefversand einfach auslagern

Output-Management: Wir übernehmen die aufwändige Bearbeitung Ihres Postausgangs. Alle zu verschickenden Schreiben übermitteln Sie uns digital über eine individuelle Direktanbindung – und müssen sich um nichts weiter sorgen. Wir kümmern uns um die Aufbereitung und den Druck Ihrer Schreiben, kuvertieren und frankieren sie und übergeben sie zur Zustellung an die Deutsche Post AG. Das entlastet Ihre Mitarbeitenden; außerdem profitieren Sie von Porto-Rabatten.

transACTmail: Mit dieser SaaS-Lösung können Sie Briefe per Mausklick versenden. Laden Sie Ihr Schreiben einfach als PDF hoch – wir kümmern uns um Druck und Versand.

Zum Hintergrund: Nicht alle Schreiben sind so gestaltet, dass die Adresse des Empfängers postkonform ist oder im Sichtfenster des Kuverts erscheint. In solchen Fällen ist es nicht möglich, den Brief elektronisch zu frankieren. Die Briefe müssen dann entweder durch einen zusätzlichen Prozess frankiert oder die Anschrift direkt auf den Umschlag gedruckt werden – ein zusätzlicher Arbeitsschritt, der wertvolle Zeit kostet.  

Individuell gestaltbar und simpel in der Handhabung

Deshalb können Nutzer im Output-Management und bei transACTmail jetzt selbst ein Deckblatt generieren. Es liegt dem eigentlichen Schreiben auf und ermöglicht eine digitale Frankierung (DV-Freimachung). Damit ist das Bedrucken des Kuverts als separater Arbeitsschritt überflüssig, die Bearbeitung zeitkritischer Schreiben geht entsprechend schneller vonstatten.

In der Handhabung ist die neue Funktion denkbar einfach: Nutzer können dafür die Option „Deckblatt erstellen“ auswählen und dort die Adressdaten eingeben. Über ein Freitextfeld lassen sich auf Wunsch zusätzliche Angaben einfügen. Außerdem können Deckblätter individuell gelayoutet und als Vorlage gespeichert werden. So entspricht das Design dem Look & Feel der Organisation. In einer praktischen Live-Vorschau lässt sich das Deckblatt noch einmal überprüfen und im Anschluss als Teil der Sendung speichern – fertig. 

Mehr über unsere Outsourcing-Services für Ihren Postausgang erfahren Sie hier.