Output-Management

Weit mehr als bloß ein Lettershop

 

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Individuelle Output-Lösungen für Besondere Ansprüche

Behörden und Unternehmen sparen sich die gesamte Postverarbeitung: das Ausdrucken, Adressieren, Kuvertieren, Frankieren und Zur-Post-Bringen großer Briefmengen: Wir übernehmen das für Sie und versenden Ihre Briefe günstiger, als wenn Sie sie selbst verschicken würden. Dabei garantieren wir stets höchste Qualität.

2022-08-23 FGP DBS Illu output

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Kosten reduzieren und Arbeitszufriedenheit Ihrer Mitarbeiter steigern.

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Workflows verschlanken, Verbesserung und  Automatisierung Ihrer Postverarbeitungsprozesse.

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Schnellere Dokumentenprozesse und mobiler Zugriff auf ein digitales Archiv

Und wir schließen für Sie den Kreis: Wenn Sie Ihren Output datenbankgestützt umsetzen und bereits Regeln für eine Antwort (Response) hinterlegen - also wiederum für Ihr Inputmanagement - müssen Sie sich um solche Prozesse gar nicht mehr kümmern. Ebenso besteht die Möglichkeit, Ihren Adressbestand mit unserer intelligenten Adressüberprüfung von Anfang an sauber zu halten.

OutputGrafik

 

Ob Regelkommunikation, Entgeltnachweise, Mailings, Postzustellungsaufträge oder Tagespost: Sie schicken uns Ihre digitalen Briefe und wir drucken, kuvertieren und frankieren Ihre Post.

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Besonderheiten beim Output Management:

Maßgeschneiderte-Lösungen-mit-individuellem-Projektmanagement-auf-Augenhöhe

Maßgeschneiderte Lösungen mit individuellem Projektmanagement auf Augenhöhe

 

Keine-Einschränkungen-bei-Daten-oder-Dateiformaten

Keine Einschränkungen bei Daten- oder Dateiformaten

Versand-von-PZUs-(Postzustellungsurkunden)-zum Nachweis-des-erfolgreichen-Versands

Versand von PZUs (Postzustellungsurkunden) zum Nachweis des erfolgreichen Versands

Höchstmögliche-Zertifizierungen

Höchstmögliche Zertifizierungen

Unsere Referenzen

"Die Kunden erhalten ihre Ableseaufforderungen genau zu den vereinbarten Terminen, sodass eine einwandfreie Planung der Schritte nach dem Versand schon vorab sehr gut planbar ist."
Thorsten Flügel
Leiter des Kunden-Servicecenter - Gelsenwasser AG

 

"Wie wir gemeinsam intelligente Outputprozesse umsetzen, erfahren Sie ebenfalls in unserer Erfolgsgeschichte mit Gelsenwasser."

 

-  Franziska Glaser, Leitung Kundenmanagement
FP Digital Business Solutions

 

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„Closed Loop“-Verfahren:

Mit einem eindeutigen Kennzeichen bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ihre Sendung während der kompletten Produktionskette zu „verfolgen“: Sie sehen, wo sich die Sendung aktuell befindet und wer sie bearbeitet hat. Dieser Service ist übrigens bei uns Standard. Ggf. bieten wir auch einen Nachdruck mit korrigierten Texten oder Adressen, falls Ihnen einmal ein Fehler unterlaufen sein sollte.

 

Einführung in die professionelle Postverarbeitung:


Die Reise eines Geschäftsbriefs: Output Management und Closed Loop

 

Output Management - FP DBS - Drucker

 

Vorbei sind die Zeiten, in denen Mitarbeiter ihre geschäftliche Korrespondenz ausgedruckt und in das Postausgangsfach neben ihrem Schreibtisch gelegt haben, damit diese später in der Poststelle ihrer Firma oder ihres Amts in einen Briefumschlag (Kuvert) gesteckt, frankiert und zur Post gebracht zu werden konnten. 

Heute legen Behörden und Unternehmen ihre digitalen Briefe bei uns ab. Diese werden zentral in Berlin-Adlershof gedruckt und weiterverarbeitet. Das professionelle Versenden und Empfangen großer Briefmengen mit bestimmten Eigenschaften nennt man „Postbearbeitung“, „Postverarbeitung“ oder „Transaktionsdruck“.

Es sind jeden Tag über 100.000 Sendungen, die wir verarbeiten: Regelkommunikation, Entgeltnachweise, Info- und Werbe-Mailings, amtliche Bescheide, Postzustellungsaufträge oder Tagespost.

Manchmal auch deutlich mehr: Beispielsweise müssen einmal jährlich 330.000 Briefe von einem Energieversorger an dessen Kunden versendet werden – das erledigen wir innerhalb von drei Tagen zusätzlich zu den vielen tausend Sendungen, die unsere anderen Kunden täglich über uns verschicken lassen. Eine andere Jahresendrechnung mit insgesamt ca. 1,3 Mio Blatt geht bei uns üblicherweise innerhalb von fünf Tagen raus.

Nachdem unsere Kunden also ihre digitalen Druckaufträge auf einem unserer gesicherten Server abgelegt haben, übernehmen wir. Alles, was bis 10 Uhr dort liegt, wird noch am gleichen Tag von uns bearbeitet. Wir bieten auch ein spezielles Monitoring-Portal an, auf dem unsere Kunden sehen können, wie weit ihre Sendung ist, während wir alles von der Daten-Aufbereitung über den Druck bis hin zur Übergabe an deren bevorzugte Postdienstleister Schritt für Schritt abarbeiten.

Professionelles Output-Management, so nennt man das professionelle Versenden großer Briefmengen, hat viele Vorteile für Unternehmen und Behörden:

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Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen

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Druck in bester Qualität

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Papier, Drucker und Nerven sparen

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Kurzfristige Auftragsänderungen auf kurzem Wege möglich

 

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Zusätzliche Flyer, Broschüren oder Infos versenden - ohne erhöhtes Porto 

„Closed Loop“- Verfahren – wir schließen den Kreis zum Input Management


Die unterschiedlichen Einstellungen, nach denen Briefe versendet werden können, sparen nicht nur Porto, sondern reduzieren wiederum auch die Arbeit mit den Antworten: Wenn man die Regeln für die gewünschten Antworten der Adressaten schon vor dem Versenden klug festlegt, kann man also beim Abschicken schon das Inputmanagement steuern, so nennt man das professionelle Empfangen von Briefen:

Cloudbasierte „Transactmail“ (TAM)

Das Papierlose Büro: Kleine Briefmengen günstiger extern drucken und verschicken lassen

Was mit dem komplexen Outputmanagement der FP DBS GmbH im großen Stil für Konzerne und Behörden funktioniert, bieten wir mit unserer praktischen Hybridlösung „Transactmail“ auch für Selbständige und Freiberufler in kleinerem Rahmen an: Sie können digitale Dokumente von jedem Arbeitsplatz aus günstig, schnell und einfach in klassische Briefpost umwandeln ­- auch kleine Mengen.

Kunden sparen sich damit die gesamte Abwicklung: Man braucht dafür keinen eigenen Drucker mehr, keine Papiervorräte oder Briefmarken – und der Weg zum Briefkasten erübrigt sich ebenfalls.

 

transActMail Logo

Sie laden Ihre Briefe einfach online hoch und die FP DBS GmbH druckt sie in bester Qualität zentral in Berlin-Adlershof aus. Wir übernehmen die automatisierte Kuvertierung, Frankierung und den portooptimierten Versand. Aktuell für 80 Cent/Brief! (Stand August 2022). Dadurch ist jeder Transactmail-Brief günstiger und schneller als würde man es selbst machen.

Mehr erfahren

 

Wenn Sie dazu noch eine rechtskonforme, digitale Signatur brauchen, lesen Sie hier weiter.

 

 

Postverarbeitung

 

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Wir legen Rückumschläge bei und drucken QR-Codes damit die Empfänger digital, bzw. mobil antworten können. 

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Wir helfen beim Text eines Briefes und drucken individuelle Codes sowie eine URL zu einer bestimmten Internetseite, auf der die Empfänger der Briefe sich dann mit ihrem Code identifizieren und ihre Antwort eingeben können.  

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Wir können maßgeschneiderte Formulare mitbeilegen.

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Wir können maßgeschneiderte Online-Kundenportale entwickeln, in die die Empfänger der Briefe ihre Antwort in Online-Formulare eintragen, z.B. ihre Heizungs- und Wasseruhr-Zählerstände, die dann bei unseren Kunden wiederum automatisiert zum Beispiel in Rechnungen umgewandelt werden können.

Wir schließen also den Kreis zwischen intelligentem Versenden und Empfangen von Responseelementen, indem wir verschiedene Möglichkeiten anbieten, die das Input Management wiederum deutlich vereinfachen.

Eine Einführung ins Input-Management finden Sie hier.

Alles in Allem laufen unsere Angebote auf digitalisierte Cloud-Lösungen hinaus: Langfristig werden also Kunden-Online-Portale zur Information der Endkunden (Output) und wiederum für deren Anliegen (Input) entwickelt, damit das „Papierlose Büro“ bald überall Wirklichkeit werden kann.

 

Für eine unverbindliche, persönliches Beratung vereinbaren Sie gerne jederzeit einen Termin
 

Intelligenter Output erleichtert die Antworten

Die unterschiedlichen Einstellungen, nach denen Briefe versendet werden können, sparen nicht nur Porto, sondern reduzieren wiederum auch die Arbeit mit den Antworten: Wenn man die Regeln für die gewünschten Antworten der Adressaten schon vor dem Versenden klug festlegt, spart das später viel Arbeit.

  • Wir können Rückumschläge beilegen, aber wir drucken auch QR-Codes, damit die Empfänger digital, bzw. mobil antworten können.
  • Wir helfen beim Text eines Briefes und drucken individuelle Codes sowie eine URL zu einer bestimmten Internetseite, auf der die Empfänger der Briefe sich dann mit ihrem Code identifizieren und ihre Antwort eingeben können.
  • Wir können maßgeschneiderte Formulare mitbeilegen.
  • Wir können maßgeschneiderte Online-Kundenportale entwickeln, in die die Empfänger der Briefe ihre Antwort in Online-Formulare eintragen, z.B. ihre Heizungs- und Wasseruhr-Zählerstände, die dann bei unseren Kunden wiederum automatisiert zum Beispiel in Rechnungen umgewandelt werden können. 

Indem wir also für die angeforderten Antworten bereits verschiedene Möglichkeiten anbieten, vereinfachen wir den Prozess. Das nennt man in unserer Fachsprache „Response Management“.

Was bringt das „Closed-Loop“-Verfahren?

Unsere Kunden wollen sicher sein, dass alle geplanten Sendungen ihre Empfänger auch wirklich vollständig erreichen. Dafür bieten wir das „Closed-Loop-Verfahren an:

Dieses Verfahren kommt während der Kuvertierung zum Einsatz. Wenn zum Beispiel eine Sendung nicht komplett ist, weil vielleicht ein Blatt absichtlich zur Kontrolle entnommen oder unabsichtlich beschädigt wurde, wird das registriert und der Status dieser Sendung springt dann automatisch auf „Reprint“. Also wird so lange neu gedruckt, bis man ablesen kann, dass die gesamte Sendung vollständig vorliegt. 

Die Rolle des DMX-Codes beim Closed Loop Verfahren

Damit wir überhaupt wissen können, ob der Auftrag auch wirklich vollständig abgearbeitet wurde, haben wir zuvor einen Code auf jedem einzelnen Blatt mitgedruckt, der alle für die Produktion wichtigen Informationen enthält, also die jeweilige  Job-ID, Sendungs-ID, Blatt-ID und eventuelle Beilagen.

Dieser Code wird bei der Kuvertierung gescannt und wenn er nicht fortlaufend ist, ist er nicht vollständig.  Dann müssen die fehlenden oder fehlerhaften Bestandteile neu gedruckt werden. So garantiert das Closed-Loop-verfahren mit seinem DMX Code, dass wir den Postdienstleistern nur vollständige Sendungen übergeben.

Alles in Allem laufen unsere Angebote auf digitalisierte Lösungen hinaus, damit das „Papierlose Büro“ bald überall Wirklichkeit werden kann.

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Für ein unverbindliches, persönliches Beratungsgespräch vereinbaren Sie gerne jederzeit ein Telefonat mit mir.

- Hartmut Schmidt, Account Manager
FP Digital Business Solutions

 

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Die drei Schritten für die erfolgreiche Postverarbeitung:

Schritte zur Postverarbeitung - Outputmanagement

 

 

Möchten Sie auch eingehende Dokumente effizient erfassen und interne Unternehmensabläufe effektiv beschleunigen? 

Ob handgeschriebenes oder maschinell erstelltes Schriftgut aus Briefen, Faxen oder E-Mails: FP Input Management optimiert Erfassungszeit und -qualität und minimiert effektiv die erforderlichen Personalkapazitäten. Hier klicken, um mehr zu erfahren!

 

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