Input-Management

Ihre zentrale Schnittstelle für Dokumentenprozesse.

Input-Management.

So geht effiziente Prozessoptimierung in der Postverarbeitung.

Wir erfassen, extrahieren und verarbeiten alle eingehenden Informationen und stellen sie digital in Ihren Systemen bereit. Für einen durch und durch optimierten Workflow.

Egal, ob E-Mails, Onlineformulare, Briefe, Postkarten, Faxe oder Social-Media-Nachrichten – Wir scannen Ihre gesamte eintreffende Post mit modernsten Technologien und leiten sie aufbereitet an die zuständigen Adressaten weiter.

Ihre Posteingangsverarbeitung wird dadurch nicht nur schneller, sondern auch präziser und nachvollziehbarer. Mithilfe von KI liefern wir auch Vorschläge für die Weiterverarbeitung, bzw. Beantwortung.

Schnelle Reaktionszeiten erhöhen die Kundenzufriedenheit.

Ressourcen besser nutzen, Fehlerquellen ausschalten, Zeit- und Kostenaufwand spürbar senken

Kürzere Bearbeitungszeiten für mehr Kundenzufriedenheit bei weniger Verwaltungsaufwand

Sicherheitszertifikate der höchsten Kategorien und DSGVO-konforme Prozesse in deutschen Rechenzentren

Wie professionelles Input-Management funktioniert

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Schritt 1

Scanvorbereitung

Entnahme der Physischen Sendungen, Glätten, Sortierung nach Positiv-/Negativlisten

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Schritt 2

Extrahierung, Validierung und Attribuierung

nach vorher vereinbarten Kriterien bzw. Schlagworten

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Schritt 3

Dokumentenlogistik

Export in CRM/ERP System oder in einem abgestimmten Datenformat auf dem Austauschlaufwerk

Wir integrieren unsere IT-Lösungen in Ihre vorhandene Struktur, ohne tiefgreifende Veränderungen, aber mit deutlicher Arbeitserleichterung durch verbesserte Prozesse.

Wir können uns auf Wunsch auch direkt in Ihr System einklinken und selbstständig Prozesse anstoßen. Ein Beispiel ist die sogenannte Dunkelbuchung: Wir digitalisieren Rechnungen, extrahieren die benötigten Daten, erledigen die erforderlichen buchhalterischen Buchungen und übermitteln dann nur noch die für Sie relevanten Ergebnisse.

Sämtliche Dokumente, Mails oder Nachrichten werden automatisiert bearbeitet und bei kniffeligen Fällen, zum Beispiel Inkonsistenzen oder Fehlern, greifen unsere erfahrenen menschlichen Experten ein.

Besonderheiten beim Input-Management:

Kanalübergreifender, zentraler Posteingang für Briefe, E-Mails, Fax, Apps, Online-Formulare, Messenger Dienste etc.

Scan und Texterkennung, Speech to text-Analyse, Datenverarbeitung, Datenübertragung, Archivierung

Scanvorgang bei uns, in den Digitalisierungshubs unserer Kollegen innerhalb des FP-Netzwerks oder direkt bei unseren Kunden

Vereinfachte Poststellenbearbeitung für Unternehmen und öffentliche Institutionen

Kostensenkung und Qualitätssicherung

Effizienzsteigerung, durch Optimierung interner Kommunikationsprozesse

Schutz vor Dokumentenverlust, durch zentrale, sichere Verwaltung und jederzeit übersichtliche Einsicht

Fehlerminimierung durch Prüfmechanismen (z. B. Plausibilitätsprüfung oder Datenbankabgleich)

Die drei Schritte zur erfolgreichen Postverarbreitung 

1. Erstgespräch

2. Ausarbeitung eines Projektplans

3. Projektstart

Gemeinsam digitalisieren wir Ihr Input-Management.

Für ein unverbindliches, persönliches Beratungsgespräch vereinbaren Sie gerne jederzeit ein Telefonat.

Schneller auf allen Kanälen

Wir importieren sämtliche Informationen und Dokumente über alle Kanäle nach dem sogenannten Omni-Channel-Ansatz, verarbeiten die unterschiedlichsten Datei- und Dokumentenformate und liefern Vorergebnisse oder bereits vollständige Buchungen, je nach dem, was gewünscht ist.
Wir bedienen also die gesamte Bandbreite der Informationsverarbeitungs-Anforderungen:

Massenhaftes Scannen

Spracherkennung und Umwandlung (Speech-to-Text)

OCR-Texterkennung

Datenanalysen und -verarbeitung

Datenübertragung (in CMS-, CRM-, ECM- oder ERP Systeme)

Archivierung von Nachrichten

Unsere Referenzen

"In der Zusammenarbeit mit der FP Digital Business Solutions GmbH entstehen immer wieder neue, bessere Lösungen, die das ganze Konstrukt fortwährend optimieren. Das ist ein großer Mehrwert."

Christian Tietz, Gruppenleiter Abrechnung und IT im Kundenmanagement - Berliner Stadtreinigung

Sie können sich ruhig auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, wir erledigen den Rest. Ihre Post wird schnell und kostengünstig bearbeitet: Ihre eingehende, gedruckte Post verwandeln wir in nutzbare Daten und umgekehrt. Wie wir das machen, lesen Sie in unserem Erfahrungsbericht mit der Berliner Stadtreinigung.

Franziska Glaser, Leitung Kundenmanagement FP Digital Business Solutions

 

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