Input-Management

Zentraler Baustein für Ihre integrierten Dokumentenprozesse

 

Ihre eintreffende Post wird von uns mit modernsten Technologien erfasst, gescannt und importiert. Dabei verarbeiten wir unterschiedlichste Datei-, Daten- oder Dokumentenformate, egal über welchen Kanal sie bei Ihnen eingehen: E-Mails, Papierbriefe, sogar Postkarten, Faxe oder Infos über Social-Media-Kanäle und Messengerdienste.


Mithilfe von Künstlicher Intelligenz und Robotic Automation analysiert und an die zuständigen Empfänger weitergeleitet, vereinfachen wir Ihre Posteingangsverarbeitung enorm.

2022-08-23 FGP DBS Illu input

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Ressourcen besser nutzen, Fehlerquellen ausschalten, Zeit- und Kostenaufwand spürbar senken

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Kürzere Bearbeitungszeiten für mehr Kundenzufriedenheit bei weniger Verwaltungsaufwand

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Sicherheitszertifikate der höchsten Kategorien und DSGVO-konforme Prozesse auf deutschen Rechenzentren

In Behörden und Konzernen treffen täglich nicht nur weiterhin tausende Papierbriefe ein, sondern auch E-Mails, Onlineformulare, Anliegen über Messenger Dienste, Sprachnachrichten, Social Media Direktnachrichten - und gar nicht so selten auch immer noch Faxe.

 

Um deren Poststellen zu entlasten oder wenn es gar keine Poststelle mehr gibt, um die einzelnen zuständigen Sachbearbeiter zu schonen, nehmen sich Dienstleister wie wir der eintreffenden Nachrichtenfluten an. Dieses Verfahren nennt man in unserer Fachsprache „Input Management“ oder „Posteingangs-Verarbeitung“, bzw. „Informationseingangsbearbeitung“. Wir sind sozusagen die „digitale Poststelle“ für Ämter, Unternehmen und andere Institutionen, die viel Post auf unterschiedlichen Wegen erhalten und diese nicht mehr selbst bearbeiten können oder wollen.

Game-Changer: Digitale Transformation weitergedacht

Der demografische Wandel verschärft diese Entwicklung in den nächsten Jahren, denn die "Baby-Boomer" gehen jetzt nach und nach in Rente. Für deren Nachfolger muss die Digitalisierung der Unternehmenskommunikation abgeschlossen sein. Gleichzeitig wird mit unserem Input-Management das größte Home-Office-Hindernis beseitigt: niemand muss mehr wegen der Post extra ins Büro fahren.

Seit mehr als 25 Jahren sind wir auf diesem Gebiet bereits Spezialisten und sorgen mit unseren hochsicheren, zentralen Informationsmanagementprozessen in Berlin-Adlershof für die schnellere Bearbeitung sämtlicher eintreffender Nachrichten. Dadurch entstehen nicht nur verbesserte Zufriedenheitswerte bei den Kunden unserer Kunden, sondern auch eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit bei unseren Kunden direkt, denn es handelt sich beim Inputmanagement größtenteils um Wiederholungsaufgaben, die im normalen Arbeitsalltag nur wenige Fans haben. 

Inputmanagement Prozesse

Wir integrieren unsere IT-Lösungen elegant in Ihre vorhandene Struktur, ohne tiefgreifende Veränderungen, aber mit deutlicher Arbeitserleichterung durch verbesserte Workflows. Wir können uns aber auch auf Wunsch direkt in Ihr System einklinken und selbstständig Prozesse anstoßen, wenn das gewünscht ist. Ein Beispiel ist die sogenannte Dunkelbuchung: Wir digitalisieren Rechnungen, extrahieren die benötigten Daten, erledigen die erforderlichen buchhalterischen Buchungen und übermitteln dann nur noch die für Sie relevanten Ergebnisse.

Sämtliche Dokumente, Mails oder Nachrichten werden automatisiert bearbeitet und bei kniffeligen Fällen, zum Beispiel Inkonsistenzen oder Fehlern, greifen unsere erfahrenen menschlichen Experten ein.

 

Allgemeine Hintergrundinformationen zur Postverarbeitung

Die Welt der Postverarbeitung ist viel interessanter als man denkt!

Hier erhalten Sie weitere Infos zu unseren Spezialthemen:

e-Vorgangsbearbeitung 

Elektronische Posteingangsverarbeitung für Unternehmen, Behörden, Institutionen


Ob Brief, E-Mail, Fax, Online-Formular oder Messenger-Dienste: Unsere automatisierte Posteingangsverarbeitung sorgt dafür, dass sämtliche bei Ihnen eingehende Geschäftspost über die verschiedenen Kanäle erfasst und an die zuständigen Mitarbeiter verteilt wird. Sie kann auch vollautomatisch verarbeitet und archiviert werden.

 Durch unsere ausgefeilte Texterkennung werden die eingehenden Informationen mithilfe Künstlicher Intelligenz (KI) kategorisiert und extrahiert. Somit landet beispielsweise eine Adressänderung automatisch über eine Schnittstelle oder über unsere RPA (Robotic Process Automation) richtig im System – ganz ohne aufwendiges und fehleranfälliges, händisches Erfassen.



Die sechs Schritte einer automatisierten Posteingangslösung

DIE SECHS SCHRITTE EINER AUTOMATISIERTEN POSTEINGANGSLÖSUNG - Grafik

  1. Alles beginnt mit der Digitalisierung der Eingangspost.
  2. Dann können im zweiten Schritt die Inhalte einer Nachricht semantisch analysiert werden, also nach ihrer Bedeutung, ihrem Zweck, ihrem Anliegen.
  3. Im dritten Schritt erfolgt die Datenextrahierung, die aus unstrukturierten Informationen strukturierte Daten erzeugt
  4. Dann werden diverse Vorgangskategorien zugeordnet und dadurch gezielt an den Bearbeiter weitergeleitet.
  5. Der fünfte Schritt sorgt für die Bereitstellung der Daten an einer Schnittstelle: Je automatisierter die Vorgangsbearbeitung ist, desto mehr Arbeiten können eigenständig vom System übernommen werden – alternativ bietet der Einsatz der Robotic Process Automation die automatische Datenerfassung.
  6. Schritt Nummer sechs umfasst die Archivierung: So bleibt die ursprüngliche Nachricht auf lange Sicht für Mitarbeiter verfügbar.

 


Unsere KI ist auf diesem Gebiet schon sehr weit, gerne demonstrieren wir es Ihnen auch persönlich bei uns in Berlin-Adlershof!

Formularverarbeitung

Formulare für ein optimales Kommunikationsmanagement 


Ob SEPA-Mandate oder Vertragsformulare, Ablesekarten, Zählerkarten, Bewerbungsformulare oder Response-Elemente wie z. B. Antwortkarten: Analoge oder digitale Formulare sind in der Geschäftswelt nicht wegzudenken. Sie ermöglichen es, wichtige Informationen zu erhalten und zu extrahieren, um daraus resultierende Geschäftsprozesse direkt veranlassen zu können.

Eine effektive Formularverarbeitung samt digitalem Prozessmanagement sorgt dafür, dass Unternehmen eine zeitnahe Sachbearbeitung vornehmen können und die Kundenzufriedenheit steigt – FP Digital Business Solutions ist Ihr erfahrener Partner in den Bereichen Consulting und Umsetzung einer Formularverarbeitung.

 

„Ein gut strukturiertes Formular erleichtert nicht nur die Weiterverarbeitung, sondern auch die Implementierung in die IT-Landschaft und somit den gesamten Ablauf“

Franziska Glaser, Leitung Kundenmanagement FP Digital Business Solutions GmbH

 


Lückenlos und fehlerfrei: Wir unterstützen Unternehmen, Behörden und andere Organisationen bei der optimalen Formularverarbeitung. Als externer Partner mit umfassender Erfahrung im Bereich Inputmanagement konsolidieren und verarbeiten wir täglich eine große Anzahl von Dokumenten- und Formulartypen nach vielfach zertifizierten Prozessen  – für höchste Datensicherheit.

Sowohl ausgedruckte Papier-Formulare als auch sämtliche digitale Formulare, egal ob in strukturierter und unstrukturierter Form: Wir verarbeiten Formulare mittels Künstlicher Intelligenz (KI). Auf diese Weise können wir jede Art von Formular korrekt identifizieren und die enthaltenen Informationen detailliert auswerten.

 

Besonderheiten bei der Formularverarbeitung

  • Verarbeitung von analogen und digitalen Formularen jeder Art
  • Analyse der Geschäfts- bzw. Kommunikationsprozesse
  • Unterstützung bei Formularerstellung und Layout
  • Einrichtung physischer und digitaler Eingangskanäle volldigitalisierte Kommunikationsabläufe (z. B. Online-Portale mit Eingabemaske)
  • Digitalisierung und Konvertierung von Papier-Formularen
  • Formularidentifizierung (Intelligent Document Recognition – IDR) und Klassifizierung
  • Formularauswertung (Formular Extraction)
  • Bereitstellung der Daten in gewünschtem Format
  • Archivierung, Versand, Vernichtung verarbeiteter Dokumente
  • Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 für Informationssicherheit

     

Von der Formularverarbeitung bis hin zu volldigitalen Kommunikationsabläufen

Die Erstellung passender Formulare und die Implementierung einer Formularverarbeitung in die Geschäftsabläufe ist eine wichtige Investition in die Zukunft. Von gescannten Papier-Formularen über digitale Formulare bis hin zu volldigitalisierten Kommunikationsabläufen: Mit der Formularverarbeitung der FP DBS wird Kommunikation in Unternehmen oder Behörden nicht nur besser gesteuert, sondern digital transformiert – lassen Sie sich von unseren Spezialisten beraten!

Sie suchen einen erfahrenen Partner für die Formularverarbeitung? Sie wünschen weitere Informationen zur Erstellung von Formularen und zum Extrahieren von Formularinhalten?

 

Process

Einfache Integration:
Unsere Formularverarbeitung kann bequem in bestehende Prozesse und Systeme integriert werden.

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Mehr Transparenz:
Daten dank Formular besser auslesen und zuordnen – für transparentere Geschäftsprozesse.

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Datensicherheit:
Wir setzen auf zertifizierte Abläufe und einen zuverlässigen und sicheren Umgang mit Daten.

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Schnelle Reaktionszeiten:
Je schneller eingehende Daten bearbeitet werden, desto produktiver sind Ihre Mitarbeiter.

Sendungs-Konsolidierung

Sendungs-Konsolidierung für Porto-Rabatte 


Sendungskonsolidierung ist die Sortierung nach Leitregionen (PLZ) – die nehmen unsere Kollegen Ihnen gern ab und Sie genießen dadurch Porto-Rabatte, die wir von der Deutschen Post AG erhalten. Dadurch wird jeder Versand über die FP DBS GmbH für Sie günstiger, als wenn Sie Ihre Briefe selbst versenden würden.

 

RPA

 

Welche Rolle spielt die sogenannte RPA?

Robotic Process Automation (RPA) nennt man das Abarbeiten sich wiederholender Routinevorgänge durch intelligente Softwareroboter, sogenannte Bots. Diese Bots verrichten durch individuelle Konfigurationen bestimmte Aufgaben automatisch, verbessern Workflows und leisten damit einen wichtigen Beitrag zur unternehmenseigenen Digitalisierungsstrategie. Beispielsweise können RPA Bots das Layout Ihrer Briefe verändern, sodass man weniger Papier braucht, um Porto zu sparen.

Gleichzeitig nehmen RPA Bots menschlichen Fachkräften die langweiligen und anspruchslosen Aufgaben ab und erhöhen dadurch deren Arbeitszufriedenheit. Um die Vorteile von Softwarerobotern nutzen zu können, werden die zu automatisierenden Aufgaben zunächst identifiziert und passende RPA-Bots erstellt. Da die RPA auf Basis der Benutzerschnittstelle arbeitet, müssen zugrundeliegende Systeme nicht ersetzt werden. Das bietet hohe Einsparpotenziale.

 

KI, Robotic Automation und maschinelles Lernen

Wir automatisieren diesen Prozess, das heißt, das meiste machen jetzt Maschinen, Roboter und spezielle Software. Unsere menschlichen Experten steuern und kontrollieren dies oder greifen ein, wenn es zu kompliziert für eine Maschine wird. Unsere Maschinen lernen allerdings mithilfe von Künstlicher Intelligenz selbst hinzu, das nennt man auch Machine Learning. Sie können also im Laufe der Zeit immer mehr, zum Beispiel entziffern die unleserlichsten Handschriften und sie können Sprachnachrichten in Texte umwandeln (Speech to Text). Dabei analysieren gleichzeitig das Anliegen, ermitteln die richtigen Ansprechpartner in Unternehmen oder Behörden und leiten sie ihnen bereits teilweise oder vollständig bearbeitet weiter. 

 

Kolossale Arbeitserleichterungen

Das kann beispielsweise bedeuten, dass eine Bestellung, die per E-Mail bei einem unserer Kunden eingetroffen ist, automatisch in dessen ERP-System übertragen wird. Die Mitarbeiter, die dafür zuständig sind, werden informiert, überprüfen den Vorgang auf Plausibilität und unser System lernt mit. Der Versand dieser Bestellung wird angestoßen und gleichzeitig landet der Vorgang in der Buchhaltung unserer Kunden. Aber wir können noch mehr: Wir digitalisieren auch eintreffende Rechnungen, extrahieren die benötigten Daten, erledigen die erforderlichen buchhalterischen Vorgänge und übermitteln dann nur noch die relevanten Ergebnisse. Das ist die sogenannte „Dunkelbuchung“.

 

Sie wünschen weitere Informationen zur elektronischen Vorgangsbearbeitung? Sie suchen einen erfahrenen Partner für die Einrichtung und Betreuung einer RPA? Dann nehmen Sie gern Kontakt mit uns auf!

 

 

 

Strukturiert

Strukturiert

  • Festgelegte Positionen
  • Formulare

 

Halbstrukturiert
Halbstrukturiert
  • Rechnungen

 

Unstrukturiert

Unstrukturiert

  • Festgelegte Positionen
  • Formulare

 

 

Handschrift

Handschrift

  • Freie Form
  • Notizen

Die Rund-Um-Glücklich-Cloudlösung für Ihre vollständig digitale Postbearbeitung


Wir entwerfen Ihr maßgeschneidertes Online-Kundenportal: Lassen Sie Ihre Kunden alle gewünschten Informationen selbst online in Ihre individuelle cloudbasierte Portallösung eingeben und bieten Sie ihnen darin gleichzeitig alle relevanten Informationen zur Einsicht und Bearbeitung an, wie zum Beispiel Stammdaten, Zählerablesungen oder Rechnungen.

Jede Organisation hat unterschiedliche Ansprüche auf dem Weg zur ganzheitlichen, papierlosen Abwicklung ihrer Post. Für eine individuelle Online-Portallösung analysieren unsere Berater zunächst Ihre Abläufe und ermitteln das Optimierungspotential. Danach entwickeln unsere IT-Experten gemeinsam mit Ihnen eine cloudbasierte Plattform, die genau zu Ihnen, bzw. zu den Bedürfnissen Ihrer Kunden passt.

 

Porto-Optimierung 

Möglichkeit: Wir fassen ggf. mehrere Sendungen zu einer zusammen und Sie zahlen nur einmal Porto.

Es ist nie zu spät für digitales Informationsmanagement

Und dies alles ist auch möglich für Institutionen, die bisher noch nicht oder kaum digital gearbeitet haben.

Gerade in Behörden-Kellern lagern oft noch tonnenweise Korrespondenzen, Formulare, Dokumente, bzw. Akten aus Papier. Auch für sie lohnt sich deren Digitalisierung im Nachhinein auf jeden Fall: Dank des „späten Scannens“ können Dokumente auch nachträglich rechtssicher in ein elektronisches Archiv überspielt werden.

Gerne erklären wir Ihnen unsere genaue Arbeitsweise persönlich!

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Für ein unverbindliches, persönliches Beratungsgespräch vereinbaren Sie gerne jederzeit ein Telefonat mit mir.

- Hartmut Schmidt, Account Manager
FP Digital Business Solutions

 

Termin vereinbaren

Zeit ist Geld

Bei der traditionellen Papierpost spielt Zeit ebenfalls die größte Rolle: Das Öffnen der Briefe, Scannen, Validieren und Klassifizieren der physischen Post erfolgt innerhalb weniger Stunden. Doch trotz der intensiveren Bearbeitung werden sie unseren Kunden noch am selben Tag digital zugestellt. Sie erreichen die Empfänger direkt und - je nach gewähltem Service - bereits teilweise oder vollständig bearbeitet. Dieses hohe Tempo bei gleichzeitig niedrigem Personalaufwand ist möglich durch die intelligente Automatisierung sämtlicher Arbeitsschritte.

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Omni-Channel-Ansatz: Schneller auf allen Kanälen

Wir bedienen also die gesamte Bandbreite der Informationsverarbeitungs-Anforderungen: Vom massenhaften Scannen, über die Spracherkennung und Umwandlung (Speech-to-Text) sowie OCR-Texterkennung, Datenanalyse und -verarbeitung bis hin zur Datenübertragung in die unterschiedlichsten Systeme unserer Kunden, also beispielsweise deren CMS-, CRM-, ECM- oder ERP-Systeme. Und wir können auch die Archivierung von Nachrichten übernehmen.

Kurz: Wir importieren sämtliche Informationen und Dokumente über alle Kanäle nach dem sogenannten Omni-Channel-Ansatz, verarbeiten die unterschiedlichsten Datei- und Dokumentenformate und liefern Vorergebnisse oder bereits vollständige Buchungen, je nach dem, was gewünscht ist.

Besonderheiten beim Input-Management:

Installation

Kanalübergreifender, zentraler Posteingang für Briefe, E-Mails, Fax, Apps, Online-Formulare, Messenger Dienste etc.

Pc

Scan und Texterkennung, Speech to text-Analyse, Datenverarbeitung, Datenübertragung, Archivierung

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Scanvorgang bei uns, in den Digitalisierungshubs unserer Kollegen innerhalb des FP-Netzwerks oder direkt bei unseren Kunden

Post

Vereinfachte Poststellenbearbeitung für Unternehmen und öffentliche Institutionen

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Schutz vor Dokumentenverlust: alles wird zentral sicher verwaltet und jederzeit übersichtlich einsehbar. 

Devices

Optimierung interner Kommunikationsabläufe

Zertifikat 

Kostensenkung und Qualitätssicherung

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Fehlerminimierung durch Prüfmechanismen (z. B. Plausibilitätsprüfung oder Datenbankabgleich)

Strukturiert

 

 

Strukturiert

 

  • Festgelegte Positionen
  • Formulare
Halbstrukturiert

 

Halbstrukturiert

  • Rechnungen
Unstrukturiert

 

 

Unstrukturiert

 

  • Festgelegte Positionen
  • Formulare

 

Handschrift

 

Handschrift

  • Freie Form
  • Notizen

 

Unsere Referenzen

„In der Zusammenarbeit mit der FP Digital Business Solutions GmbH entstehen immer wieder neue, bessere Lösungen, die das ganze Konstrukt fortwährend optimieren. Das ist ein großer Mehrwert.“
Christian Tietz
Gruppenleiter Abrechnung und IT im Kundenmanagement - Berliner Stadtreinigung

 

"Sie können sich ruhig auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, wir erledigen den Rest. Ihre Post wird schnell und kostengünstig bearbeitet: Ihre eingehende, gedruckte Post verwandeln wir in nutzbare Daten und umgekehrt.

 Wie wir das machen, lesen Sie in unserem Erfahrungsbericht mit der Berliner Stadtreinigung."

 

-  Franziska Glaser, Leitung Kundenmanagement
FP Digital Business Solutions

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VORTEILE DES PROFESSIONELLEN INPUTMANAGEMENTS:

kanalübergreifender, zentraler Posteingang für Briefe, E-Mails, Fax, Apps, Online-Formulare, Messenger Dienste etc.

Scan und Texterkennung, Speech to text-Analyse, Datenverarbeitung, Datenübertragung, Archivierung

Scanvorgang bei uns, in den Digitalisierungshubs unserer Kollegen innerhalb des FP-Netzwerks oder direkt bei unseren Kunden

vereinfachte Poststellenbearbeitung für Unternehmen und öffentliche Institutionen

Minimierung manueller Prozesse

Optimierung interner Kommunikationsabläufe

Fehlerminimierung durch Prüfmechanismen (z. B. Plausibilitätsprüfung oder Datenbankabgleich)

Schutz vor Dokumentenverlust: alles wird zentral sicher verwaltet und jederzeit übersichtlich einsehbar. 

Einsparung von Archivplatz: Papierberge und volle Mailpostfächer verschwinden

Effizienzsteigerung dank schnellerer Verarbeitung: Kürzere Bearbeitungszeiten und deutlich weniger Aufwand sorgen für mehr Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit

Kostensenkung und Qualitätssicherung: Zeit- und Kostenersparnis, Ressourcen können besser genutzt werden, Fehlerquellen werden abgestellt

Sicherheitszertifikate der höchsten Kategorien

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!