Die Digitalisierung von Papierarchiven gewinnt für Unternehmen und Behörden immer mehr an Bedeutung – doch ohne klare Standards bleibt der Schritt vom physischen Original zum digitalen Dokument rechtlich riskant. Mit der erfolgreichen TR-RESISCAN-Zertifizierung (BSI TR-03138) bietet FP Digital nun einen rechtssicheren Prozess für das ersetzende Scannen an.
Zertifiziertes Verfahren für das ersetzende Scannen
Wir haben das offizielle Audit zur TR-RESISCAN (BSI-Technische Richtlinie 03138 – Ersetzendes Scannen) erfolgreich abgeschlossen und damit unser Verfahren für das ersetzende Scannen zertifizieren lassen. Für unsere Kunden bedeutet das: Maximale Rechtssicherheit bei allen Digitalisierungsprozessen.
Die Zertifizierung erweitert unser Portfolio strategisch und versetzt uns in die Lage, Unternehmen und Behörden beim rechtssicheren Übergang vom Papier- ins Digitalarchiv zu unterstützen. Beim ersetzenden Scannen werden Dokumente digitalisiert und können anschließend vernichtet werden – ohne Verlust ihres Beweiswerts. Durch qualifizierte elektronische Signaturen oder Siegel, Zeitstempel und den vorgeschriebenen Transfervermerk erhalten digitale Dokumente denselben rechtlichen Status wie ihre Papieroriginale. So können unsere Kunden ihre Archivprozesse modernisieren, Kosten reduzieren und gleichzeitig auf höchste Compliance-Standards vertrauen.
Was ist TR-RESISCAN?
Die TR-RESISCAN ist die Technische Richtlinie des BSI (TR 03138), die verbindliche technische und organisatorische Vorgaben für das ersetzende Scannen festlegt. Ziel ist es, dass beim Scannen von Papierdokumenten und der anschließenden Vernichtung der Originale die digitalen Versionen den gleichen rechtlichen Beweiswert besitzen wie die physischen Originale. Dabei definiert die Richtlinie unter anderem die notwendige Prozessdokumentation, Metadaten-Erfassung, Qualitätssicherung sowie den sogenannten Transfervermerk, der den Medienbruch nachvollziehbar macht. Außerdem müssen Sicherheit, Integrität und Authentizität der digitalisierten Dokumente gewährleistet sein.
Durch eine Konformitätsprüfung können Unternehmen und Dienstleister nachweisen, dass ihre Scanprozesse TR-RESISCAN-konform sind – und sich so zertifizieren lassen. Damit schafft die Richtlinie einen praxisorientierten Standard für rechtssichere Digitalisierung in Verwaltung, Justiz und Wirtschaft – von der Vorbereitung über das Scannen bis zur digitalen Aufbewahrung.
TR-RESISCAN: Die Vorteile auf einen Blick
- Vollständig digital arbeiten: Gescannte Dokumente, auch Digitalisate genannt, gelten wie Originale – das Archiv kann komplett digital geführt werden.
- Weniger Aufwand und geringere Kosten: Papierlagerung, Suche und spätere Vernichtung entfallen. Fehler durch falsche Ablage werden deutlich reduziert.
- Klare und verlässliche Prozesse: Ein geprüfter Scanprozess sorgt für transparente Abläufe und erleichtert zukünftige Qualitätsarbeit.
- Hohe Sicherheit: Signaturen, Siegel und technische Schutzmaßnahmen sichern die Integrität der Dokumente während des gesamten Prozesses.
- Rechtssichere Löschung: Dokumente können bei Bedarf gesetzeskonform und nachvollziehbar gelöscht werden.
Digitalisieren Sie Ihre Akten- und Ordnerschränke rechtssicher mit FP Digital
Die TR-RESISCAN schafft die Grundlage für eine sichere und effiziente Digitalisierung von Dokumenten – und mit unserer zertifizierten Lösung können Organisationen diesen Schritt ohne Risiko gehen. Wer sein Archiv modernisieren, Kosten senken und rechtlich auf der sicheren Seite bleiben will, profitiert von einem geprüften Prozess, der den digitalen Wandel dauerhaft unterstützt.
Hier erfahren Sie mehr über unsere Services für die sichere Digitalisierung Ihrer Dokumente.
