FP DBS - Papierloses Büro

Seit dem Start des World Wilde Web 1993 träumen wir von einer papierlosen Arbeitswelt ohne Aktenberge.
Obwohl es inzwischen längst möglich ist, fast überall auf Papier zu verzichten und damit jede Menge CO2 und umständliche Arbeitsprozesse einzusparen, waren nur 8 Prozent der Unternehmen im Jahr 2022 komplett papierlos, wie eine Bitkom-Studie zeigt.

Unter den Großunternehmen waren es immerhin 16 Prozent¹. Jeder kann es in sechs Schritten schaffen, sein Büro auf digitale Workflows umzustellen. In einem papierlosen Büro wird Papierkram auf ein absolutes Minimum reduziert, zum Beispiel gibt es dann nur noch Glückwunschkarten für Kollegen, die in den Ruhestand gehen.

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der Unternehmen zeigen Offenheit gegenüber dem Thema Digitalisierung

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der Großunternehmen arbeiten papierlos

1. Verzicht auf Druck:

Stellen Sie sicher, dass Drucker nicht standardmäßig genutzt werden und fördern Sie die Nutzung von Bildschirmen für die Dokumentenanzeige.

Reduzieren Sie das Drucken auf ein Minimum und fördern Sie eine bewusste Nutzung.

2. Digitalisierung von Dokumenten:

Scannen Sie vorhandene Papierdokumente ein und speichern Sie sie als digitale Dateien.

Verwenden Sie Texterkennungssoftware (OCR), um gescannte Dokumente durchsuchbar und editierbar zu machen.

3. Digitale Kommunikation:

Setzen Sie E-Mails, Instant Messaging und Videokonferenzen für die Kommunikation ein, anstatt auf Papier basierende Mitteilungen.

Nutzen Sie Tools für gemeinsame Dokumentenbearbeitung, um Echtzeit-Kollaboration zu ermöglichen.

4. Elektronische Unterschriften:

Verwenden Sie elektronische Unterschriftssoftware, um Dokumente rechtsgültig elektronisch zu unterzeichnen.

Dies kann bei Verträgen, Genehmigungen und anderen Dokumenten erforderlich sein.

5. Elektronische Dokumentenverwaltung:

Nutzen Sie Dokumentenverwaltungssysteme oder Cloud-Speicherdienste, um digitale Dokumente sicher zu speichern und zu organisieren.

Verwenden Sie Ordnerstrukturen und klare Dateibenennungskonventionen, um die Auffindbarkeit zu erleichtern.

7. Nutze in der Übergangsphase hybride Lösungen:

Externe Dienstleister wandeln eingehende Papierpost in Daten um (Input Management) oder deine digitalen Entwürfe in Briefe - und sie übernehmen auch den Versand (Output Management).

Unverzichtbar sind dabei Dokumentenmanagementsysteme (DMS), cloudbasierte Speicher- und Archivierungslösungen, Elektronische Unterschriften und spezialisierte Software für die Postverarbeitung (Input- und Output-Management) – hierbei sollten Sie sich von Profis beraten lassen.

Sämtliche Kommunikationsformate liegen nach der Umstellung digital vor und können auf verschiedenen Geräten verwaltet werden – sei es ein Desktop-Rechner, ein Laptop, ein Tablet, ein Firmenhandy oder ein speziell für Ihr Business hergestelltes Gerät mit Scanner oder Sensoren. Durch die papierfreie Kommunikation können Sie Dokumente blitzschnell teilen und gemeinsam bearbeiten, egal wo sich Ihre Mitarbeiter befinden.
Nach Jahren des organischen EDV-Wildwuchses ist es dann für Viele eine angenehme Überraschung, wie gut sich die neuen Arbeitsprozesse anfühlen.

1. Post digital verarbeiten

FRÜHER erhielten wir unsere Geschäftspost über Briefkästen oder Poststellen und Vollzeitkräfte waren damit beschäftigt, sie zu öffnen, zu sortieren und zu den (hoffentlich) zuständigen Personen zu übermitteln. Am Ende mussten die Dokumente entweder auf teuren Stellflächen von einer Fachkraft archiviert werden oder diese scannte jeden Brief einzeln und übertrug die digitale Kopie nach umständlicher Verschlagwortung ein digitales Archiv.

HEUTE können Unternehmen und Behörden ihre Postverarbeitung bequem auslagern. Beim Input Management scannen Maschinen sämtliche Briefe, eine KI erkennt, für wen die Nachricht bestimmt ist und leitet sie entsprechend weiter. Fortgeschrittene Systeme erkennen bereits den Handlungsbedarf nach dem Auslesen und führen beispielsweise Dunkelbuchungen durch oder geben Empfehlungen für das weitere Vorgehen. Eine manuelle Verschlagwortung ist bei der Archivierung nicht mehr nötig, weil der gesamte digitalisierte Text maschinenlesbar ist. Die papierlose Postbearbeitung vereinfacht den Arbeitsalltag und spart Zeit.

2. Automatisierung von Workflows

FRÜHER haben wir einzelne Prozesse und Zuständigkeiten innerhalb von Insellösungen fein säuberlich abgearbeitet: Einkauf, Verwaltung, Buchhaltung, Verkauf, Bestellannahme, Lieferscheine, Rechnungsstellung, Finanzbuchhaltung, Mahnung, Revision, Qualitätssicherung u.v.m. haben unvernetzt jeweils eigene Datenbanken erstellt und bei Bedarf daraus Listen erzeugt und diese an die nächste andere Abteilung geschickt, dort wurde die Tabelle (manchmal sogar noch einmal abgetippt und) im eigenen System weiterverarbeitet. Oft druckte man etwas für eine Unterschrift aus und schickte es per Post herum, um es danach abzuheften oder wieder einzuscannen.

HEUTE stimmen wir alle Vorgänge aufeinander ab und pflegen nur noch EINE Datenbank, aus der sich alle Abteilungen die Daten ziehen, die sie brauchen. Mithilfe von KI werden sich wiederholende Prozesse kontinuierlich automatisiert und Elektronische Signatur-Prozesse in der Cloud ersetzen das handschriftliche Unterzeichnen, das Herumschicken per Post und auch das Abheften in Leitzordnern.

3. Post digital versenden

FRÜHER mussten wir uns die aktuelle Briefpapiervorlage besorgen, unseren Text darin mit der Serienbrieffunktion tippen, diese mit dem Verteiler verknüpfen, alle Briefe ausdrucken und in die passenden Umschläge stecken, zukleben, ausreichend frankieren und zur Post bringen.

Muss HEUTE etwas per Post versendet werden (Output Management), wird es ausgesourct. Wir lassen unsere digitalen Entwürfe bei Dienstleistern nachverfolgbar ausdrucken, kuvertieren und sogar günstiger verschicken. Wir brauchen keine Drucker, keine Papierlager und teuren Stellflächen für Archivschränke mehr. Und nie wieder Papierstau.

Die papierlose Ära ist Nachhaltig

Ein papierloses Büro bringt nicht nur den Vorteil, effizienter und produktiver zu sein, sondern hilft auch der Natur. Denn weniger Papier bedeutet, dass wir weniger Holz verbrauchen. Und wir sollten nicht vergessen, wie viele Ressourcen und Chemikalien für die Herstellung von Papier benötigt werden.

Durch mobiles Arbeiten können Sie auch das Pendeln ins Büro verringern, damit sparen Sie Fahrtkosten und schonen ebenfalls die Umwelt. Die Arbeit im Homeoffice wird dadurch erleichtert und das auch trägt dazu bei, dass Sie Büroflächen und damit Kosten für die Miete einsparen können.

Aber keine Sorge, ohne Papier zu arbeiten, bedeutet nicht, dass Ihr Arbeitstag unpersönlich oder wie von einem Roboter gesteuert wird. Tatsächlich macht es die Abläufe übersichtlicher und einfacher und gibt Ihnen mehr Raum für Kreativität und Freude an der Arbeit. Dadurch erhöht sich die Arbeitszufriedenheit der Belegschaft.

Vor allem entfällt die lästige Suche nach dem richtigen Dokument. Das spart Zeit, Kosten und Nerven. Ein nachhaltiges Büro setzt auf papierfreie Kommunikation und Ressourcenschonung.

Erfahrungen anderer Nutzen

Andere haben diesen Prozess schon erfolgreich absolviert -immerhin 16% der Großunternehmen, siehe oben, es muss also niemand sein gesamtes Büro aus eigener Kraft umstellen: Professionelle Spezialisten beraten Sie.

Jeder, der ein papierloses Büro anstrebt, kann von deren Erfahrungen profieren. Schon in der Angebotsphase können Sie erkennen, welche Dienstleister nur ihre Produkte verkaufen wollen und welche Ihnen ein ganzheitliches Konzept vorlegen. Letztere sollten sie in die engere Wahl nehmen.

Ein Tipp: Es ist vorher aber durchaus sinnvoll, schon einmal bei sich selbst im Kleinen anzufangen und damit aufzuhören, Dokumente auszudrucken und in Aktenordnern abzuheften. Stattdessen kann sich jeder ein einfaches Ablagesystem auf seinem Rechner oder in einem Cloud-Sharepoint einrichten.

Doch damit es nicht bei kleinen Insellösungen bleibt, sollte der gesamten Belegschaft ein vernünftiges System zur Verfügung gestellt werden.

Wichtig: Gehen Sie bei der Umstellung Ihrer Prozesse möglichst ganzheitlich vor, aber versuchen Sie nicht, alles gleichzeitig schaffen. Nehmen Sie vor der Einführung ihre Mitarbeitenden im Rahmen eines vernünftigen „Change-Managements“ mit: Kündigen Sie die Umstellung intern an, wählen Sie „Umstellungsbeauftragte“ aus jeder Abteilung aus und Test-User, die nach gewissen Meilensteinen weitere Verbbesserungen vorschlagen können. Wenn das System steht, bieten Sie Schulungen an, sodass alle Arbeitnehmer gut vorbereitet sind und sich „abgeholt“ fühlen.

Gesetzliche Grundlagen für die digitale Umstellung

Die Zukunft ist digital: Grundsätzlich fördern EU und Bundesregierung die Digitalisierung der Arbeitswelt. Viele Bundesländer haben dementsprechende Förderprogramme aufgelegt, um die Umstellung zu beschleunigen.
Bereits seit April 2020 sind Bund, Länder und Kommunen verpflichtet, die Voraussetzungen zum Empfang und zur Weiterverarbeitung digitaler Rechnungen zu schaffen. Behördliche Unterlagen werden gemäß des E-Rechnungs-Gesetzes elektronisch abgewickelt.

Für Unternehmer gilt: Eine grundsätzliche Verpflichtung für die Versendung elektronischer Rechnungen an Behörden besteht seit November 2020. Papier- oder reine PDF-Rechnungen werden seitdem nicht mehr akzeptiert.
Aber auch Unternehmen, die bisher keine Geschäfte mit Behörden machen, müssen sich darauf einstellen, dass diese Regelungen demnächst auch für sie, bzw. für Business-to-Business-Transaktionen (B2B) gelten. Als Starttermin steht der 01.01.2025 im Raum. Mehr dazu hier.

Die Umstellung auf ein digitales Büro erleichtert es auch, andere Vorschriften einzuhalten, beispielsweise die zur Aufbewahrungspflicht, bzw. die Aufbewahrungsfristen.

Können digitale Dokumente nicht von Cyberkriminellen gestohlen werden?

Es gibt eine geteilte Meinung darüber, ob es gut ist, wichtige Unternehmensinformationen in gesperrten Schränken auf Papier aufzubewahren, weil es heutzutage viele Computerangriffe gibt. Einige Leute sagen sogar, dass bestimmte sehr wichtige Berichte wieder auf alten Schreibmaschinen geschrieben werden, um sie vor Hackern im Internet zu schützen. Deshalb denken manche, dass es immer noch einen Platz für Papier gibt. Aber es wäre besser für unsere Natur, wenn wir dabei umweltfreundliches Papier verwenden würden.

Aber selbst wenn wir wichtige Informationen auf Papier haben, bedeutet das nicht, dass sie nicht gestohlen werden können. Es ist immer noch viel Arbeit nötig, um sicherzustellen, dass nichts Wichtiges in die falschen Hände gerät. Das Aufbewahren von Papierdokumenten oder das Ablegen von Bankauszügen in Ordnern spart weder Zeit noch Geld; es fühlt sich nur traditionell sicherer an.

Gleichzeitig müssen digitale Systeme strengen Regeln folgen, um sicherzustellen, dass persönliche Daten sicher sind. Es gibt viele verschiedene Regeln, die helfen, die Sicherheit von Daten zu garantieren. Wenn ein Unternehmen ein spezielles Sicherheitszertifikat hat (ISO 27001), zeigt das, dass es sich ernsthaft um die Sicherheit kümmert.

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Ist Papier nicht besser für die Augen?

Nein. Das ist Gewöhnungssache. Natürlich sollte ein Monitor optimal kalibriert sein. Man achtet wie beim Bücherlesen auf gutes Licht und macht Lesepausen. Das subjektive Wohlbefinden, das Papier erzeugt, sollte zwar nicht unterschätzt werden, doch nur, weil man etwas „immer schon so“ gemacht hat, ist das kein Grund, sich im Berufsleben nicht daran zu gewöhnen, Präsentationen, Berichte, Kalendereinträge, etc. nicht auszudrucken, sondern am Bildschirm zu lesen.

Gutes Beispiel: von der Buchhaltung zum Steuerbescheid - alles digital

Die meisten Informationen, die für eine korrekte Buchhaltung und die daraus folgenden Steuererklärungen benötigt werden, liegen bereits digital im Unternehmen vor. Medienbrüche werden heutzutage vermieden, indem Sie zuerst sämtliche Paper-Belege wie Rechnungen, Papierlieferscheine, Tankquittungen scannen, auslesen, automatisch weiterverarbeiten lassen (oft mithilfe Künstlicher Intelligenz) und anschließend revisionssicher digital archivieren.

Lohn- und Gehaltsabrechnungen müssen auch nicht mehr ausgedruckt und per Post versendet werden: Man kann sie den Arbeitnehmern über ein Portal zur Verfügung stellen.

Für die Steuererklärungen werden die papierlosen Dokumente über Schnittstellen an die Steuerberatungskanzleien übertragen, sodass dass alle Informationen sicher und vor allem schnell zur Verfügung stehen. Steuerberater erzeugen daraus die jeweiligen Steuererklärungen, lassen diese per Elektronischer Signatur unterschreiben und anschließend werden sie wiederum digital ohne Medienbrüche an die Finanzämter übertragen.

Auch die Bescheide müssen nicht mehr per Post zugestellt werden: In ELSTER, dem Projekt der deutschen Steuerverwaltungen aller Länder und des Bundes zur Abwicklung der Steuererklärungen und Steueranmeldungen über das Internet, kann man seit einer Weile einstellen, dass die Bescheide in elektronischer Form dort abgelegt werden.

Zum Papierlosen Büro in sieben Schritten

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